Facturen automatisch inboeken

Als aanvulling op uw administratiesoftware bieden wij u de FM Module aan. Deze is naadloos geïntegreerd met Prima Software (maar ook met een aantal andere pakketten zoals Unit4, King, Exact, Afas en Snelstart) en kan u een aanzienlijke tijdsbesparing opleveren! Uw facturen worden automatisch ingelezen in uw administratiesoftware, of deze nu per e-mail binnen komen of ingescand door uw medewerkers. Deze worden verder volledig digitaal behandeld en bewaard, om uiteindelijk in uw boekhouding verwerkt te worden.

Workflow

Ongeacht hoe uw facturen binnen komen (per e-mail, of ingescand door uw medewerkers); deze komen automatisch in de FM Module binnen en zijn zichtbaar voor alle medewerkers die hier rechten toe hebben. Voor al deze medewerkers zijn alleen de juiste facturen zichtbaar die zij moeten behandelen. Daarnaast is volledig instelbaar welke mensen wat kunnen zien (bepaalde facturen, wie verder moet accorderen en dat al gedaan heeft etc.). Het unieke aan de workflow van de FM Module is dat iedereen tegelijk kan accorderen zonder dat men dat van elkaar hoeft te zien. Waar normaal gesproken alle medewerkers na elkaar een akkoord geven en dus de wachttijden bij elkaar op moeten worden geteld hoeft een factuur bij de FM Module niet langer te wachten dan de wachttijd op het langste akkoord. Zodra ieder benodigd akkoord is gegeven kan de factuur gemakkelijk doorgestuurd worden naar de boekhouding.

Triggers

Afhankelijk van de afgesproken ondersteuning kunt u met een paar muisklikken een onbekende factuur aan ons kenbaar maken. Binnen 8 kantooruren zorgen wij er dan voor dat de factuur herkend wordt en correct in de FM Module zichtbaar is zodat deze behandeld kan worden. Deze functionaliteit noemen wij Triggers, en hoewel de meeste facturen op dit moment la gewoon herkend worden blijven wij op deze manier werken om ervoor te zorgen dat u altijd met de FM Module kunt werken.

Digitaal Archief

Alle facturen die in de FM Module behandeld zijn blijven hierin beschikbaar. Op die manier heeft u direct een digitaal, gemakkelijk doorzoekbaar archief. Vanzelfsprekend gelden ook gebruikersrechten als het gaat om inzage van het archief. Zo regelt u gemakkelijk de toegang van verschillende mensen tot het archief en de verschillende facturen die hierin aanwezig zijn.