Processen automatiseren, hoe gaat dat in zijn werk?

Maak medewerkers gelukkig door ze beter en efficiënter te laten werken, zodat zij zich bezig kunnen houden met het werk dat ze écht leuk vinden en waar ze écht goed in zijn.

Door processen te automatiseren besteed je minder tijd aan saaie, repetitieve taken die veel tijd kosten. Maar waar begin je als je wilt automatiseren? 

Processen automatiseren, hoe gaat dat in zijn werk?
Automatisering die daadwerkelijk wat op levert

Hoe kan IT ondersteunen in het dagelijkse werk? Welke taken automatiseer je eerst? Welke automatisering levert het meeste op? Als er geautomatiseerd gaat worden moet het proces moeilijk genoeg zijn om te profiteren van automatisering en ook makkelijk genoeg om door een applicatie geautomatiseerd te worden. Het proces moet zo belangrijk zijn dat automatisering ook echt iets oplevert.

 

De stappen bij procesautomatisering

 

  1. Procesinventarisatie
    Het begint met het inventariseren van processen, alle taken die worden uitgevoerd en de samenwerking tussen medewerkers om een product of dienst te kunnen leveren. Hoe wordt een bepaalde taak op dit moment uitgevoerd: handmatig of met software? Wie doe deze taak? Waarom? Voor wie?
  2. Leg het fundament vast (blauwdruk/ scope)
    Na het inventariseren wordt een procesomschrijving gemaakt van alle taken. De taken worden geanalyseerd en vervolgens kan de scope worden bepaald (de reikwijdte). Waar liggen de grootste knelpunten? Welke taken zijn nog niet geautomatiseerd, maar zouden wel met software geautomatiseerd kunnen worden? Welke taken hebben het meeste baat bij automatiseren? Welke taken kosten veel tijd en dus veel geld? Bij welke taken ligt de meeste frustratie, is dit bij de klanten of bij de medewerkers? 
  3. De nieuwe blauwdruk tekenen
    De nieuwe procesbeschrijving wordt visueel gemaakt in een flowschema. Voor elk proces een apart schema met logische taken. Wat zijn de stappen en wie is er verantwoordelijk is voor welk deel van het proces.
  4. Schatting van tijd en kosten
    Voordat er doelen voor procesverbetering kunnen worden bepaald, is een nulmeting van belang. Hoe lang duurt het verloop van elk proces op dit moment? Wat kost dit de organisatie? En wat is de geschatte investering van het ontwikkelen van de software?
  5. Overleg met gebruikers!
    Betrek de medewerkers! Ze hebben een eigen inbreng, de nieuwe manier van werken wordt samen met hen besproken. Zij gaan werken met de nieuwe software en het helpt wanneer de nieuwe werkwijze vanaf het begin door iedereen wordt geaccepteerd. 
  6. Slimme verbetermethode
    Processen worden op een slimme manier heringericht met als doel om het proces te versnellen en het aantal fouten te verminderen. Zorg voor een continu verbeterproces die de klantwaarde zal verhogen en waardoor de bedrijfsstrategie effectiever kan worden uitgevoerd. Door de verbetertechniek nauwkeurig toe te passen op elk proces, wordt ervoor gezorgd dat alle processen waarde gaan opleveren.
  7. Houd het simpel
    Automatiseer eerst de minder complexe taken. Door te beginnen met de simpele taken kan je ervaring opdoen met het automatiseren van bedrijfsprocessen.
  8. Testen
    Testen voordat de “oude” manier van werken overboord wordt gegooid! Deze proeftesten voor de nieuw ontworpen bedrijfsprocessen helpen bugs op te lossen en zorgen ervoor dat de resultaten aan de eisen voldoen.
  9. Voer de verandering door
    Wanneer de test is geslaagd kan het nieuwe proces in gebruik worden genomen. 
  10. Continue verbetering
    Na het doorvoeren van de nieuwe processen is een voortdurende evaluatie nodig om continue doeltreffendheid en efficiëntie te garanderen.


 

Wij zorgen ervoor dat jij de controle hebt over de verwachting!

Wil je ook meer bereiken door processen te automatiseren? Vraag naar de mogelijkheden, we maken graag een afspraak om dit verder te onderzoeken. Neem contact op met Imko Baartscheer of Sonja van Breen.

Pagina delen:

Overtuigd? Neem contact met ons op

Bel Imko Baartscheer op 088 200 9000

Imko Baartscheer
Imko Baartscheer

Sales Consultant Software