Efficiëntie en structuur door een ticketingsysteem

Zonder ticketing systeem raakt informatie al snel verspreid over e-mails, telefoontjes en chats. Met een ticketingsysteem krijgt elke melding een uniek nummer en staat álle communicatie overzichtelijk op één plek. Ook kun je op een ticket reageren om nieuwe informatie toe te voegen bij je vraag en komt dit direct bij de juiste medewerker terecht. Zo raakt er niets zoek en weet iedereen precies wie waarmee bezig is. Dat werkt een stuk sneller, zeker als je bedenkt dat wij jaarlijks ongeveer 3.600 tickets te verwerken krijgen (naast de ca. 5500 telefoontjes per jaar). Dankzij deze centrale aanpak blijft het overzicht behouden, zelfs bij een groot aantal meldingen. Hiermee kunnen wij onze klanten nog beter en sneller helpen.

Transparantie en klanttevredenheid

Dankzij automatische meldingen ben je altijd op de hoogte van de voortgang. Je hoeft dus niet te bellen of mailen voor een update. Zodra het ticket in behandeling wordt genomen krijg je een reactie van een medewerker en weet je wie aan jouw ticket werkt (dit is geen automatische mail, maar een écht persoon). Dat geeft rust en vertrouwen, en voorkomt irritatie aan beide kanten.

Centralisatie van informatie

Alle informatie rondom jouw melding, van screenshots tot oplossingen, wordt veilig bewaard in het systeem. Dit maakt het makkelijker om terugkerende problemen sneller op te lossen en zorgt ervoor dat kennis beschikbaar blijft, ook als medewerkers wisselen.

Automatische communicatie: even wennen, maar wél handig

Automatische e-mails kunnen soms wat afstandelijk voelen, maar ze geven wél direct duidelijkheid. Je weet dat je melding is ontvangen en dat je een reactie kunt verwachten zodra het probleem is opgelost. Zo blijft iedereen goed geïnformeerd en bespaar je tijd.

Datagedreven verbetering

Ticketing systemen bieden rapportages over aantallen meldingen, doorlooptijden en knelpunten. Dit helpt om processen te verbeteren, sneller te reageren en klanten steeds beter te helpen.

Aantal tickets verminderen

Naast het gebruik van een ticketingsysteem zetten wij de laatste jaren sterk in op het verminderen van het aantal binnenkomende tickets. Veelgestelde vragen beantwoorden we direct in heldere helpdeskartikelen op onze online helpdesk. Zo kunnen klanten vaak zelf snel verder, zonder dat ze een ticket hoeven aan te maken, wel zo efficiënt! En wanneer het antwoord niet te vinden is, kan er zelfs een helpdesk artikel worden aangevraagd. Wij zullen er dan voor zorgen dat deze er de volgende keer wel tussen staat!

Dankzij deze 24/7 toegankelijke online helpdesk vinden onze klanten snel antwoorden op hun vragen en kunnen ze zelfstandig verder met hun ICT-werkzaamheden. Dit geeft niet alleen vrijheid en flexibiliteit, maar zorgt er ook voor dat ze altijd door kunnen, ongeacht onze beschikbaarheid. Hierdoor zijn ze niet langer afhankelijk van een dure SLA A.