E-mail doorsturen

Wil je e-mails automatisch doorsturen naar een collega? Door berichten van het ene adres naar het andere te sturen, bijvoorbeeld van helpdesk@infracom.nl naar support@infracom.nl, zorg je ervoor dat belangrijke informatie altijd op de juiste plek terechtkomt. In deze handleiding leggen we stap voor stap uit hoe je deze functie instelt via de webmail van Infracom Mail en binnen Microsoft 365. Je leert hier hoe je eenvoudig filters opzet en e-mails doorstuurt naar ontvangers, zodat je workflow soepel blijft lopen en de juiste informatie altijd bij de juiste persoon terechtkomt.

Let op: Binnen Microsoft 365 mag je standaard alleen binnen je eigen omgeving mail doorsturen. Handmatig per e-mail lukt meestal wel, maar automatische regels en mailbox-forwards naar externe adressen zullen niet lukken. Dit is om datalekken en misbruik bij gecompromitteerde accounts te voorkomen.

Instellen via webmail

Ga naar webmail (https://outlook.office.com/)
Klik rechts bovenin op het tandwieltje [] om de Instellingen te openen.
Ga naar [E-mail] en klik op [Doorsturen]
Klik op de [Schuifknop] om doorsturen in te schakelen.
Vul het e-mailadres in waarnaar je de mail wilt doorsturen. Klik op [Opslaan] rechts onderaan het scherm. Alle nieuwe mails worden nu doorgestuurd.

Let op: Mails die al in je postvak stonden, worden niet met terugwerkende kracht verstuurd.

Alleen bepaalde e-mails doorsturen

Ga binnen Instellingen naar [E-mail] en dan naar [Regels]. Klik op de knop [Regel toevoegen]
Geeft de nieuwe regel een herkenbare naam en vul de 3 of 4 opties in.
Klik bij 'Voorwaarde toevoegen' op [Voorwaarde selecteren] om een voorwaarde te selecteren.
Bijvoorbeeld 'Van': de mails van een bepaald persoon moeten worden doorgestuurd. Vul in het veld dat verschijnt, het e-mailadres in waarvoor deze regel geldt.
Klik bij Actie toevoegen op [Actie selecteren] en kies [Doorsturen naar]
Vul in het veld dat verschijnt, een e-mailadres in.

Let op: Dit kan alleen e-mailadres zijn dat in de eigen Microsoft omgeving gebruikt wordt, bijvoorbeeld dat van een collega.
Vul optioneel een uitzondering toe aan de regel. Eventueel kun je nog extra voorwaardes of acties toevoegen om de doorstuurregel specifieker te maken.
Als deze mail niet door andere regels ook beïnvloed moet worden, vink dan aan 'Verwerken van meer regels stoppen'.
Klik op [Opslaan] om de regel op te slaan.
Je kunt de nieuwe regel nu bekijken. Klik op [Alle beschrijvingen weergeven] als je de beschrijving van de ingevoerde regels wilt bekijken.
Aangemaakte regels kun je hier in- en uitschakelen met de schuifknop.
Wanneer je meerdere regels ingesteld hebt, en ze allemaal aan staan, dan bepaalt de volgorde van de regels de prioriteit. De regel die bovenaan staat krijgt de meeste prioriteit. Als twee regels effect hebben op dezelfde mail, dan wint de bovenste regel.
Als bij een regel de optie 'Verwerking van verdere regels stoppen' aangevinkt is, worden alle regels daaronder compleet genegeerd als de mail aan de voorwaarde(s) in de eerste regel voldoet.
Controleer of alles goed staat en voeg een nieuwe regel toe of sluit het scherm af.

Instellen via webmail

Ga naar webmail (https://webmail.infracomcloud.nl)
Klik rechts bovenin op het tandwieltje [] en kies voor 'Opties'
Ga naar 'E-mail'
Kies 'Automatische verwerking'
Kies 'Regels voor Postvak IN' en klik op het plusje []
Geef het filter een duidelijke naam, bijvoorbeeld: Alle e-mails doorsturen
Selecteer via het uitklapmenu dat dit voor alle berichten geld: 'Toepassen op alle berichten'
Voer alle volgende handelingen uit: 'Doorsturen, omleiden of verzenden > het bericht doorsturen naar'
Kies de contactpersoon naar wie de e-mail doorgestuurd moet worden.

Tip: Je kunt een ander adresboek zichtbaar maken door [] aan te klikken.
Controleer of de informatie goed staat en klik daarna op [OK]