Toegang na inloggen op het (interne) netwerk

De webapplicatie “Op de Hoogte” is een applicatie waar leidinggevende en werknemer zich kunnen voorbereiden op een (functionerings-) gesprek. Iemand kan gebruik maken van de applicatie als deze persoon een account heeft binnen het (interne) netwerk van RTV Drenthe, inloggen verloopt via de server bij RTV Drenthe. De ingevoerde gegevens worden allemaal encrypted opgeslagen in de database en 2 weken nadat HR het document heeft gedownload weer verwijderd.

Voorbereiden op het gesprek

Via het dashboard kunnen medewerker en leidinggevende zich voorbereiden op het gesprek door te kiezen voor een bepaald onderwerp, ook wel “verdieping” genoemd. De onderwerpen zijn Gezondheid, Ontwikkeling, Drijfveren en Organisatie & ik. Per onderwerp worden diverse vragen weergegeven. Beiden kunnen aangeven over welke vragen ze het graag willen hebben tijdens het gesprek.

Ze houden elkaar automatisch op de hoogte

Wanneer de leidinggevende of de medewerker de vragen heeft ingevoerd of aangepast, wordt de ander op de hoogte gebracht. Zo kunnen zij beide zich goed voorbereiden op het komende gesprek.

Het gesprek

Tijdens het gesprek kan de leidinggevende samen met de werknemer het daadwerkelijke gesprek online starten. Ze zien de onderwerpen met de vragen die zijn aangevinkt. Ook is er de mogelijkheid om alle vragen te bekijken, mochten ze achteraf toch andere vragen willen behandelen. Na het bespreken van de vragen kunnen afspraken worden gemaakt die worden ingevuld in het online formulier.

Meekijken op een ander device

De leidinggevende voert samen met de werknemer het gesprek, maar vult alleen de antwoorden in op het online formulier. De werknemer kan via zijn eigen device zien wat zijn leidinggevende invoert.

Digitaal ondertekenen

Als alle vragen zijn behandeld en alle afspraken zijn gemaakt en ingevuld in het formulier, kan het formulier digitaal worden ondertekend door leidinggevende en werknemer. Het ingevulde formulier vormt het gespreksverslag.

Automatische e-mails

Als er door beide is getekend gaat er automatisch een e-mail naar de leidinggevende, de werknemer en de HRM-afdeling. In de e-mail staat een link naar de Pdf met het gespreksverslag kan worden gedownload (er dient wel ingelogd te zijn op het netwerk van RTV Drenthe). Zodra ze alle drie hebben gedownload worden de gegevens automatisch gewist en kan het verslag alleen nog worden gedownload in het interne HR-systeem. De webapplicatie is weer leeg en klaar voor een volgend gesprek.