Hoe voorkom je dat je straks vastzit aan een ERP-systeem dat niet bij je kernprocessen past? 

Een ERP-traject start bijna altijd met een inventarisatie, gevolgd door de pakketkeuze. Zodra er een ERP-systeem is gekozen en geïmplementeerd, blijkt soms pas dat bepaalde kernprocessen niet goed worden ondersteund. Op dat moment kun je eigenlijk niet meer terug en zit je zit vast aan het gekozen pakket.  

Vaak kan het nog worden opgelost met maatwerk, maar dat brengt extra kosten met zich mee die je vooraf niet hebt ingecalculeerd. Daarom is inventariseren, het in kaart brengen van bedrijfs processen en pakket eisen, de eerste en belangrijkste stap. Zo voorkom je verrassingen achteraf en kun je kiezen voor een pakket dat écht bij jouw organisatie past. 

Wat gaat er mis als je vooral op bestaande features van het pakket selecteert? 

Door feature-checklists lijkt het of pakketten gelijk zijn. Leveranciers antwoorden al snel “ja, kan” (soms via add-on, soms via maatwerk, soms “staat op de roadmap”), maar wat als dat nu net de punten zijn die voor de werkwijze van jouw organisatie belangrijk zijn? Zijn er uitzonderingen mogelijk? Hoe werken retourstromen? Past het ook als je werkt met nacalculatie? Hoe gaat het systeem om met, batches, series, servicecontracten, nacalculatie etc.? Juist dáár wil je zekerheid over. 
 

We zien veel dat organisaties alle features van de verschillende pakketten naast elkaar leggen en het pakket de het meest compleet is voor het bedrijf kiezen, maat let op! De kans is groot dat je dan verkeert kiest! 

---

 

Waar zit het echte prijskaartje: licenties of implementatie?

 Licenties zijn zichtbaar, maar implementatie, integraties, datamigratie, training en nazorg bepalen meestal het grootste deel van de totale kosten. Een pakket dat ‘net niet past’ lijkt soms goedkoper, maar wordt duur door extra inrichting en maatwerk. Dus let op dat je niet alleen de tarieven per gebruiker gaat vergelijken! 

Hoe bepaal je welke ERP-functionaliteiten belangrijk zijn? 

Maak je need-to-have en nice-to-have concreet. Een goede selectie start niet met een Excel met 500 requirements, maar met een scherpe keuze: wat moet het pakket minimaal kunnen om jouw organisatie te laten draaien en wat wil je graag, maar mag niet de keuze domineren? 

• Need-to-have (must-have): zonder dit kun je niet live, of je loopt direct compliance-, klant- of cashflow-risico. 
• Nice-to-have: levert voordeel op, maar je kunt er tijdelijk omheen werken of het later toevoegen. 

Tip: formuleer requirements als vragen met toelichting. Dus niet “voorraadbeheer”, maar: “Hoe werkt realtime voorraad met serienummers, meerdere locaties en backorders?” Dat dwingt leveranciers om inhoudelijk te antwoorden en voorkomt dat je ‘ja’ krijgt op een te algemene vraag. 

Hoeveel pakketten zet je op je longlist?  

Niet meer dan 6 tot 8 pakketten. Meer vergelijken wordt bijna altijd onwerkbaar (te veel demo’s, te veel variatie in antwoorden, te veel keuze). Start breed genoeg om alternatieven te hebben, maar klein genoeg om tempo te houden en vervolgens van een long list naar een short list.  

Hoe toets je of een ERP-pakket écht aansluit op jouw dagelijkse processen en werkwijze? 

Dat doe je door leveranciers precies dezelfde, realistische scenario’s te laten doorlopen. Zo vergelijk je appels met appels en zie je snel waar de echte verschillen zitten. 

Een aantal voorbeeld scenario’s: 

• Hoe verwerk je een order met deellevering, backorder en afwijkende prijsafspraken per klant? 
• Hoe werk je met inkoopcontracten, leveringsbetrouwbaarheid en afwijkingen op facturen? 
• Hoe werk je met meerdere magazijnen, locaties, tellingen en traceability (batch/serie)? 
• Hoe ga je om met stuklijsten, alternatieve componenten en nacalculatie? 
• Hoe registreer je uren, materiaal, contracten en facturatie (fixed price vs nacalculatie)? 
• Hoe ondersteunt het pakket de maandafsluiting, audit trail, en rapportages die jij nodig hebt? 

Let op dat je niet alleen de standaard demo van het pakket bekijkt, want dan lijken de pakketten veel op elkaar. 

Wil je sneller van longlist naar shortlist, met een pakketkeuze die klopt? 

Als je wilt, lopen we met je mee door het hele selectietraject: van need-to-have/nice-to-have, via longlist en shortlist, tot en met leveranciersgesprekken en het vastleggen van heldere afspraken. Zodat je niet alleen een pakket kiest dat “veel kan”, maar een oplossing die past bij jouw processen en je groei. En als je ons daarna wilt inzetten voor de implementatie, kan dat uiteraard ook. 

Neem contact op voor een eerste kennismakingsgesprek.