Weloverwogen een pakket kiezen
Een pakketselectietraject is een proces dat bestaat uit verschillende stappen, elk met specifieke doelen om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke keuze aan de behoeften van de organisatie voldoet. Een pakket kies je niet voor even, de pakketkeuze zelf, de implementatie, ermee leren werken en draagkracht door medewerkers zorgt ervoor dat een organisatie vaak een pakket kiest voor langere tijd. Zorg er dus voor dat de keuze weloverwogen is!
Vooronderzoek: wat wil je bereiken?
Het vooronderzoek is een belangrijke stap waarin je kijkt naar wat je met je bedrijf wilt bereiken en hoe je dat kunt doen met een (nieuw) softwarepakket. Je bedenkt wat de doelen zijn en de behoeftes. Je kijkt naar de huidige situatie, de huidige processen. Welke verschillende gebruikers zijn er? Wat hebben zij specifiek nodig om goed te kunnen werken? In deze blog krijg je inspiratie over de eerste 2 stappen van de pakketkeuze selectie.
1. Definitie van de doelstellingen
Bepaal de doelen die je wilt bereiken met het nieuwe platform. Een aantal voorbeelden van doelen die je kunt hebben als organisatie bij het kiezen van een pakket.
- Verbeteren van de interne communicatie door ervoor te zorgen dat medewerkers effectiever en efficiënter kunnen communiceren.
- Verhogen van de betrokkenheid en tevredenheid van de medewerkers door middel van betere communicatietools.
- Verbeteren van de klantenservice door het bieden van snellere en meer toegankelijke communicatiekanalen voor klanten.
- Verhogen van de productiviteit door het optimaliseren van werkprocessen en het verminderen van tijdverlies door betere samenwerkingstools.
- Versterken van de beveiliging door met veilige communicatiekanalen de gevoelige informatie te beschermen.
- Optimaliseren van de klantrelaties door het verbeteren van de interactie met klanten, waardoor sterkere klantrelaties kunnen worden opgebouwd.
- Beter inzicht in de gezondheid van je organisatie door gedetailleerde en nauwkeurige financiële rapporten.
- Automatiseren door minder handmatige taken te hoeven doen, wat tijd en kosten bespaart.
- Verhogen van de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van gegevens door het minimaliseren van fouten door gegevensinvoer te stroomlijnen en te controleren
- Verbeteren van de compliance omdat door te werken met een pakket je voldoet aan de relevante wet- en regelgeving.
- Verhogen van de efficiëntie door het optimaliseren van werkprocessen en verminder tijdverlies door betere samenwerkingstools en integraties met andere systemen.
2. Identificeer de gebruikersgroepen
Als je weet wat de doelstellingen zijn die je wilt bereiken door met een nieuw pakket, is het belangrijk om te onderzoeken wie er allemaal met het pakket gaat werken, want door hun behoeften en eisen moeten worden meegenomen met het selectieproces.
- Medewerkers: zij zijn vaak de primaire gebruikers van het pakket en hun behoeften en eisen moeten worden meegenomen in het selectieproces.
- Klanten: als het pakket klantgericht is, zoals een CRM-systeem, zijn de klanten belangrijke belanghebbenden omdat hun interactie met het bedrijf wordt beïnvloed.
- Leveranciers: in sommige gevallen kunnen leveranciers ook belanghebbenden zijn, vooral als het pakket integraties met leverancierssystemen vereist.
- Management: het managementteam is vaak betrokken bij de besluitvorming en moet ervoor zorgen dat het pakket voldoet aan de strategische doelen van de organisatie.
- IT-afdeling: de IT-afdeling is verantwoordelijk voor de implementatie en het onderhoud van het pakket en moet ervoor zorgen dat het technisch haalbaar en veilig is.
- Financiële afdeling: deze afdeling moet ervoor zorgen dat het pakket kosteneffectief is en binnen het budget past.
- Marketingteam: Dit team kan belang hebben bij het pakket als het helpt bij het analyseren van klantgegevens en het verbeteren van marketingstrategieën.
- Salesafdeling: De verkoopafdeling kan profiteren van een pakket dat helpt bij het beheren van klantrelaties en het stroomlijnen van het verkoopproces.
- Compliance en juridische teams: Deze teams moeten ervoor zorgen dat het pakket voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving en dat de gegevens veilig worden beheerd.
- Externe consultants: Soms worden externe consultants ingehuurd om te helpen bij de implementatie en optimalisatie van het pakket.
De verschillende gebruikers variëren afhankelijk van de aard van het pakket en de organisatie.
Na deze 2 stappen zijn er nog 8 stappen bij een keuze voor een pakket. Deze zullen we in een volgende blog verder voor je uitwerken. Voor nu, veel succes bij de pakket selectie!
Zullen wij je meehelpen bij het kiezen van het juiste pakket? Neem contact met ons op.