Waar begin je als je wilt automatiseren?
Hoe kan IT ondersteunen in het dagelijkse werk dat moet worden uitgevoerd? Welke automatisering levert de meeste tijdswinst? Welke taken hebben de meeste ergernissen? Bij automatisering zal het proces moeilijk genoeg moeten zijn om de voordelen van automatiseren te zien en makkelijk genoeg zijn om te kunnen automatiseren. Het proces moet tevens wel belangrijk zijn, zodat de automatisering ook echt iets oplevert.
De stappen bij procesautomatisering
- Inventarisatie van de processen
Het begint met inventariseren, de taken die worden uitgevoerd door de verschillende mensen om een product of dienst te kunnen leveren worden in kaart gebracht. Hoe wordt de taak uitgevoerd? Door wie wordt de taak uitgevoerd? Waarom wordt het zo gedaan? Is dit een handige manier of kan het ook anders? - Fundament vastleggen
Na het inventariseren wordt de procesomschrijving van de taken gemaakt en wordt samen bepaald waar de grootste knelpunten zijn en hoe deze met software geautomatiseerd kunnen worden. Belangrijk om te weten is ook welke taken het meeste baat hebben bij automatiseren? Waar kan de meeste tijdswinst worden behaald? Waar kunnen de meeste frustraties worden weggenomen? - Blauwdruk tekenen
Elke proces wordt vastgelegd in een flowschema en stapsgewijs omschreven. Wat zijn de stappen van het proces en wie is er verantwoordelijk voor welk deel van het proces. - Wireframes
Als de blauwdruk is getekend en de processen zijn omschreven, kunnen er voorbeeld schermen worden gemaakt. Je krijgt een idee hoe de software eruit komt te zien. - Schatting van tijd en kosten
Hoe lang duurt het verloop van elk proces op dit moment en wat zijn de kosten? Wat is de geschatte investering van de nieuwe te ontwikkelen software en staat dit in verhouding met de winst die wordt behaald? - Overleg met medewerkers
Het is belangrijk dat de betrokken medewerkers op de hoogte blijven. Zij moeten straks op een andere manier gaan werken en het helpt wanneer ze daar vanaf het begin goed bij zijn betrokken. - Slimme verbetermethode
Processen worden op een slimme manier ingericht met als doel deze te vereenvoudigen, versnellen en het aantal fouten te kunnen verminderen. Door de verbeteringen van processen zal de klantwaarde verhogen en de bedrijfsstrategie effectiever worden uitgevoerd. - Stapje voor stapje
Door eerst te beginnen met de eenvoudigere processen doe je ervaring op met het automatiseren van bedrijfsprocessen. Na het in gebruik nemen van het geautomatiseerde proces kun je vervolgens stapsgewijs het volgende proces aanpakken. Op deze manier hou je de ontwikkeling in de hand en kan er tussentijds worden bijgestuurd. Ook de kosten worden op deze manier gefaseerd. - Testen
De test fase is een belangrijke fase. Er moet altijd grondig worden getest voordat er gestopt wordt met de oude manier van werken. Dit testen neem tijd in beslag en dient secuur te worden gedaan. Plan voldoende tijd in voor deze fase! - Doorvoeren
Wanneer de test is geslaagd kan het geautomatiseerde proces (de onlineapplicatie) in gebruik worden genomen en is de tijdswinst direct te merken. Vergeet niet om regelmatig te evalueren. Wanneer men eenmaal is gewend aan het nieuwe werken, ontstaan er vaak nieuwe ideeën en wensen.
Wij zorgen ervoor dat jij de controle hebt over de verwachting!
Wil je ook meer bereiken door processen te automatiseren? Vraag naar de mogelijkheden, we maken graag een afspraak om dit verder te onderzoeken. Neem contact op met Sonja van Breen.
Pagina delen:
